Подготовка документов для передачи в архив

Подготовка документов для передачи в архив

Согласно действующему законодательству РФ все организации обязаны обеспечить хранение документов в течение установленных сроков. Для различных документов установлены различные требования по их оформлению и обработке: для документов постоянного срока хранения и документов по личному составу (срок хранения 50 — 75 лет) законодательством предусмотрена подготовка документов — научно-техническая обработка дел, нумерация всех листов дела, оформление внутренней описи на документы внутри дела и комплексный архивный переплет дел.

В случае ликвидации или реорганизации (для коммерческих организаций) и на постоянной основе для госорганов власти всех уровней предусмотрена процедура передачи документов в государственные архивы.
Наши эксперты выполняют полную обработку документов различных сроков хранения, готовят акты о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению и передают документы по личному составу и постоянного срока хранения в государственные архивы.

Компания «Архив 24» опирается на обширный практический опыт, нормативно-правовую базу РФ, штат квалифицированных архивистов и лучшие технологии в этой области. На все виды работы в рамках данной услуги предоставляется бессрочная гарантия.
После проведенных работ документы могут быть переданы на выгодных условиях и на внеофисное хранение в нашей компании.

Архивная обработка документов у специалистов позволит вам:

  • соблюдать требования законодательства;
  • осуществлять быстрый поиск нужной информации;
  • систематизировать архив;
  • снизить непрофильные нагрузки на специалистов компании;
  • обеспечить сохранность важных документов;
  • освободить офисные площади благодаря своевременному уничтожению документов;
  • своевременно уничтожать документы;
  • оптимизировать передачу дел между должностными лицами;
  • восстанавливать утраченную информацию на основе архивированных документов.

Комплексная архивная обработка документов осуществляется в несколько этапов:

Во-первых, мы проводим экспертизу ценности дела. В ее ходе выявляются виды документов и определяется срок их хранения. Это важный этап работ. К длительным и постоянным срокам хранения, как правило, относятся кадровая документация и документация по заработной плате. Они хранятся 50 — 75 лет (в зависимости от даты происхождения документа). Кроме того, вычленяются документы постоянного срока хранения.
Это приказы руководителя по основной деятельности, любые уставные, разрешительные документы. До 2010 года, к документам постоянных сроков хранения относились и годовые налоговые декларации. Далее, к хранению 5 — 10 лет вычленяются документы по оперативной деятельности организации. В том числе первичный бухгалтерский архив. Часть изучаемых документов проходит процедуру выделения, списания и уничтожения.

Во-вторых, мы проводим техническую архивную обработку документов. Она заключается в формировании или переформировании документов дела, нумерации листов, заполнении листа – заверителя, написании внутренней описи, изготовлении титульного листа, переплете либо подшивке документов дела.

Если документы плохо сохранились, проводится реставрация, наращивание листов документов.
В-третьих, мы составляем научно — справочный аппарат. В него входят: фондовая опись, предисловие к описи, историческая справка архивного фонда.